Gratis fakturamall för företag och frilansare

Fakturamall i Word och Excel

Ladda ner din fakturamall i Word här

Ladda ner din fakturamall i Excel här

Smidig fakturamall för dina fakturor

Ladda ner en helt kostnadsfri och super smidig fakturamall som finns i både Word eller Excel format. På sådant sätt sparar du tid och slipper skapa en ny från grunden själv. Mallarna går att anpassa efter ditt företags egna behov oavsett företagsform och det finns inga krav på hur ni använder er av mallen.
Alla fakturor måste ha ett fakturanummer, datum för fakturering, förfallodatum och vad fakturan gäller, vilken tjänst eller produkt. Fakturan behöver dessutom innehålla uppgifter om ditt företag sådana som: organisationsnummer, avsändaradress, momsregistreringsnummer, referens och kontonummer.

Vad måste en faktura innehålla?

Kraven är desamma oavsett om du fakturerar på papper eller elektroniskt. Enligt momslagen ska en fullständig faktura innehålla:

• datum för utfärdandet av fakturan
• ett unikt löpnummer för varje faktura, baserat på en eller flera serier
• säljarens momsregistreringsnummer
• köparens momsregistreringsnummer om köparen är betalningsskyldig, det vill säga vid omvänd betalningsskyldighet
• säljarens och köparens namn och adress
• varornas mängd och art, eller tjänsternas omfattning och art
• datum då försäljningen utfördes eller slutfördes, eller datum för förskotts- eller a conto-betalning, om det datumet kan fastställas och skiljer sig från fakturadatumet
• beskattningsunderlaget för varje momssats eller undantag, enhetspriset exklusive moms samt eventuell prissänkning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset
• tillämpad momssats
• det momsbelopp som ska betalas

Använder du vinstmarginalbeskattning ska momsbeloppet inte anges. I vissa situationer krävs dessutom en särskild hänvisning i fakturan, till exempel vid omvänd betalningsskyldighet.

Två uppgifter som ofta förväxlas med lagkrav: förfallodatum och bankgiro eller kontonummer står inte i momslagens lista. De behövs för att du ska få betalt, men de är inte det som gör handlingen till en faktura. Bokföringslagen ställer sina egna krav på verifikationen: datum, kund, affärshändelse, specifikation och belopp.

Är du momsbefriad?

Säljer du utan moms för att årsomsättningen är låg tar du inte ut någon moms och anger därför inget momsbelopp. Däremot ska det stå i fakturan att försäljningen är undantagen från momsplikt.

Omsättningsgränsen för momsbefrielse är 120 000 kronor per år.

När räcker en förenklad faktura?

En förenklad faktura räcker när totalbeloppet på fakturan inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms. Den innehåller färre uppgifter, men grunderna – datum, säljarens identitet, vad som sålts och momsbeloppet – måste finnas kvar.

Förenklad faktura får dock inte användas i alla lägen. Vid försäljning till en köpare i ett annat EU-land, eller när köparen är betalningsskyldig genom omvänd betalningsskyldighet, krävs en fullständig faktura oavsett belopp.

Fyll i mallen rätt från början

Mallen räknar inte åt dig, så tre saker är värda att dubbelkolla varje gång:

1. Löpnumret. Två fakturor får inte ha samma nummer. Använd en obruten serie – luckor väcker frågor vid en granskning.
2. Momssatsen per rad. Har du både 25- och 6-procentiga poster på samma faktura ska beskattningsunderlaget redovisas för varje sats. Räkna beloppen i vår momskalkylator om du är osäker.
3. Leveransdatumet. Skiljer det sig från fakturadatumet ska det stå med.

Betalningsvillkor och likviditet

En faktura är först betald när pengarna finns på kontot, och det är där de flesta småföretag pressas. Sätter du 30 dagar netto och kunden betalar en vecka sent har du finansierat kunden i över fem veckor med egna pengar.

Tre saker som fungerar i praktiken: kortare villkor på nya kunder, fakturera samma dag som jobbet är klart i stället för i månadsslutet, och skicka påminnelse dagen efter förfallodagen. Räcker det inte till, och glappet mellan utlägg och betalning är återkommande snarare än tillfälligt, är det ett finansieringsbehov och inte ett faktureringsproblem. Vi jämför företagslån och företagskrediter från flera långivare så att du ser vad ett sådant glapp faktiskt kostar att överbrygga.

Vanliga frågor

Är en fakturamall i Word eller Excel godkänd av Skatteverket? Formatet spelar ingen roll. Det som avgör är att fakturan innehåller de uppgifter momslagen kräver.

Word eller Excel – vilken ska jag välja? Excel om du vill att summor och moms ska räknas ut automatiskt, Word om du främst vill ha ett prydligt dokument att fylla i.

Kan jag skicka fakturan som PDF? Ja. En elektronisk faktura har samma innehållskrav som en pappersfaktura.

Måste förfallodatum stå på fakturan? Det är inte ett krav i momslagens lista, men utan det blir betalningsvillkoret otydligt. Skriv alltid ut det.

Vad gör jag om jag har fakturerat fel? Saknas en uppgift kan säljaren normalt rätta eller komplettera fakturan i efterhand. I vissa fall krävs en helt ny faktura, till exempel om momsbedömningen var fel.

Läs mer

• Räkna ut moms – momskalkylator för företag